Automatisierte Lieferbelegverarbeitung mit KI-OCR
Effizienz. Sicherheit. Standortentlastung.
Automatisierte Lieferbelegverarbeitung mit KI-OCR
ERP-Entwicklung
Ausgangssituation
Lieferbelege spielen in der täglichen Nachweisführung gegenüber Krankenversicherungen und Kunden eine zentrale Rolle. Bislang war die Verarbeitung dieser Dokumente jedoch zeitaufwendig, fehleranfällig und stark von der Scanqualität abhängig.
Herausforderungen im Überblick:
- Hoher manueller Bearbeitungsaufwand bei Erfassung und Ablage
- Fehleranfälligkeit durch manuelle Übertragung
- Schlechte Scanqualität führte zu Problemen bei der Texterkennung
- Belastung regionaler Standorte, insbesondere im süddeutschen Bereich („PAIN Liste“)
Das führte zu Verzögerungen, erhöhtem Aufwand und Risiken für die revisionssichere Dokumentation.
Umsetzung/ Lösung
Im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts wurde ein Track-System entwickelt und eingeführt, das die gesamte Belegverarbeitung automatisiert.
Massendigitalisierung:
Tausende historische Lieferbelege wurden an nur einem Tag digitalisiert und ins System übernommen.
Skalierbarkeit:
Das System verwaltet heute knapp 90.000 Lieferbelege mit eindeutigen Liefernummern – von UPS über DHL bis hin zu internen Transportbelegen.
ERP-Integration:
Alle Informationen werden direkt ins ERP-System zurückgespielt und bilden die Grundlage für nachgelagerte Prozesse wie die automatisierte Rezeptbedruckung.
KI-gestützte OCR:
Anstelle klassischer Texterkennung kommt ein KI-Modell zum Einsatz, das auch unsaubere oder geknickte Scans zuverlässig verarbeitet.
Frontend-Optimierung:
Parallel wurde das User-Interface modernisiert und benutzerfreundlicher gestaltet.
Ergebnis
Effizienzsteigerung:
Deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten für Lieferbelege
Zuverlässigkeit:
Robuste Verarbeitung auch bei schwierigen Scans
Revisionssicherheit:
Erfüllung aller Nachweispflichten gegenüber Krankenkassen und Kunden
Prozessintegration:
Nahtlose Anbindung ans ERP-System verhindert Medienbrüche
Entlastung der Standorte:
Ein zentraler Punkt der „PAIN Liste“ konnte gelöst werden
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