Digitale Freigaben ohne Medienbrüche
SMART SIGN
SmartSign: Digitale Freigaben ohne Medienbrüche
MultiWAN
Situation & Herausforderung
Produktionsprotokolle wurden bislang ausgedruckt, manuell unterschrieben, eingescannt und anschließend archiviert. Der papierbasierte Unterschriftenprozess verursachte einen Medienbruch innerhalb eines ansonsten digitalen Produktions- und Qualitätssicherungsprozesses. Mehrere manuelle Arbeitsschritte erhöhten den Zeitaufwand und erschwerten eine einheitliche Dokumentenablage. Gleichzeitig sollte eine Lösung gefunden werden, die unabhängig von Microsoft Office-Versionen und wartungsintensiven Add-ins funktioniert.
Situation & Herausforderung
Produktionsprotokolle werden bislang ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und archiviert. Dieser papierbasierte Prozess verursacht Medienbrüche, erhöht den Aufwand und erschwert die Dokumentenablage. Gesucht wird eine wartungsarme Lösung ohne Office-Abhängigkeiten.
Umsetzung:
OIT entwickelte eine smarte individuelle On-Premises-Lösung zur digitalen Signatur von Produktionsprotokollen. Mitarbeitende arbeiten weiterhin mit den bestehenden Word-Dokumenten und gewohnten Prozessen.
Die digitale Signatur (SmartSign) erfolgt direkt über Signaturpad, Tablet oder Touchscreen. Klarname, Datum und Uhrzeit werden automatisch ergänzt, das Dokument serverseitig in eine signierte PDF-Datei umgewandelt und automatisch am definierten Speicherort abgelegt.
Ergänzend sorgen QR-basierte Echtheitsprüfung, revisionssichere Hash-Verifizierung sowie zentrale Archiv- und Suchfunktionen für maximale Nachvollziehbarkeit.
Kundennutzen:
Mit OIT SmartSign werden Dokumente digital signiert, automatisch archiviert und jederzeit prüfbar bereitgestellt – schnell, sicher und ohne Medienbrüche.
Unternehmen profitieren von:
- Durchgängiger digitaler Signaturprozess ohne Drucken, Scannen oder manuelle Ablage
- Mehr Effizienz und weniger Aufwand durch Automatisierung bisher manueller Prozessschritte
- Revisionssichere und prüfbare Dokumentation mit Zeitstempel, Hash-Verifizierung und Echtheitsnachweis
- Kosteneffizienter On-Premises-Betrieb ohne Cloud-Abhängigkeit und ohne laufende Lizenzkosten
Weitere Cases
